2007年9月7日 星期五

辦公室裡的十個成長機會

環境、科技變化快速,光是學校教育已無法滿足企業與個人追求進步之所需,因此需要不斷的學習。但是有許多上班族會覺得,一天上班八個小時,再扣除吃飯、做家事、睡覺等,哪還有什麼時間學習?更何況要學習的事物那麼多,浩瀚學海,要從何處開始呢?於是許多人大歎心有餘而力不足。



其實,學習不一定要正正式式坐在課堂上,辦公室裡一樣有很多學習成長的機會,端賴你會不會運用。例如,當一個積極的救火隊員,協助同仁解決各種疑難雜症,從解決問題中學習;參與公司的變革計劃,擔任其中的某些角色,從推動變革中學習;不斷提升自己的績效,時時思考如何把事情做得更好,從處理事情中學習。在辦公室裡的八小時,到處都可以學習,還怕沒有時間?

  

1.做一個機動的救火隊員,隨時幫助同仁解決各種疑難雜症。

救火需要膽大、心細和技術,透過一次又一次的救火,膽子練大了,見識更廣了,心思更細了,技術也得到了磨練。最重要的是可以把別人失敗的痛苦,化為自己的經驗。

在當救火隊員執行任務時,請自問:出了什麼問題? 問題的影響層面有多廣? 為什麼會出差錯? 別人如何解決這樣的問題? 我會怎麼解決這個問題?



2.時時思考如何把事情做得更好,不斷提升自己的績效。

對建設性的批評表示歡迎,鼓勵他人提供這一類的建言,因為精益求精是進步的動力,唯有不斷找出做事的最佳方法,才能改善績效。持續不斷的做個人績效的檢核工作。每個星期可以利用十五分鐘,在工作結束前仔細的回想一個星期以來的工作得失,並從中吸取經驗。

作主管的可以將部屬或同事的回饋,作為自己績效改善的依據,問問他們以下的問題:我能在什麼地方幫助你把工作做得更完美? 我該做什麼才能讓你的工作更具生產力? 為了讓顧客更滿意,我能為你做些什麼事? 在你的工作中所遭遇到的最大困難是什麼? 假如你是我,你會改變哪一件事,讓工作更得心應手?



3.參與公司內的變革計劃,擔任其中的角色,承擔改變的任務。

在變革的過程中,你可以: 主動爭取變革的角色。 觀察變革的推行與進展。 記錄自己的意見。

改變常常蘊含著新的事物,及新的思考,藉由參與變革,更新自己的思維,實踐除舊佈新的行動,往往可以學得最多(尤其是擔任行動者角色的人)。

變革過程中需要四種角色的人:發起人:掌握權力與資源,能透視未來、帶動改變。 行動者:負責執行變革計劃。 改革對象:實際接受變革的人。 擁護者:贊成及擁護改變的人。你可以選擇其中之一的角色,來參與變革的計劃。



4.樂於與他人分享自己的經驗與心得,協助他人學習成長。

與他人分享的小技巧:開會時多表達意見。 不要擔心自己的意見不成熟。 不視失敗為可恥的事,願意坦承原因。

分享知識的方法:參加課程或會議後,必須從所學的課程中找出最重要的項目做簡報。 每個月一次讀書報告,討論所選定的書、錄影帶或有聲書的內容、其中有趣的論點,以及可以學以致用、改善工作的事項。 傳閱資訊與相關文章。 工作場所設立圖書館,購買一些相關書籍供員工閱讀。

教學相長,藉由與他人分享,可以使自己的經驗與心得進一步深刻化;有時候也可以因為分享而發生激盪,擴大了原有的心得。樂於與他人分享,他人自然也會樂於和自己分享,增加自我學習的機會。



 5.養成終生學習的習慣,時時關注日常生活中的各個層面。

學習未必要在課堂上排排坐,看一本書、一篇雜誌的文章、一場電影、一齣連續劇,甚至逛街,都可以獲益良多。只要投資很少的時間,相較於在工作上回收的效益比例,學習價值至少雙倍以上。

日常生活中,你可以這樣做:看報紙→看社論,學習分析手法。看電視→看劇情片,增加人際啟發。    看廣告,增加詞彙和新知。逛街→看商店裡的新產品,掌握消費脈動。出國觀光→看外國人如何生活,拓展視野與價值觀。聽人說話→精彩者,問何以致之。     不精彩者,問如何避免。



 6.促進團隊的運作,主動排難解紛,讓團隊工作做得更好。

從排難解紛中一方面累積自己的經驗,另方面也可以建立影響力,有更多的機會處理問題,而豐富經歷。

即使你不是團隊的領導者,你也可以:協助澄清團隊成員的意見。 鼓勵團隊成員發言。 從團隊成員的不同意見中,做歸納與整理。 常保高度的信心及熱誠,影響他人,也磨練自己的意志力。



 7.公司顧問的助手,與他們做最密切的接觸。

顧問是一群在某個專業領域有所專精的人,他們可能有輔導過上百件個案的經驗,不僅有紮實的理論基礎,也有充分的實務經驗,跟在他們身邊學習,可以對這個專業領域有全面性的總覽。

與顧問的接觸中,要仔細觀察:主管們向顧問提出什麼問題? 顧問說些什麼? 顧問如何分析議題? 顧問如何解決問題? 顧問如何整理資料? 顧問的專長在哪裡? 顧問如何寫報告? 顧問如何做簡報? 如何才能成為專業的顧問?



 8.加強積極聆聽的技巧,利用「聽」的活動來獲取資訊與經驗。

把耳朵的「聽」與嘴巴的「說」視為銀行帳戶,當你聽的時候,就等於是存錢;說的時候,就等於是提錢。你不能老是提錢出來,除非帳戶裡有足夠的餘額。

經理人每天究竟花多少時間在「聽」的活動上?曾有經理人請求秘書在他聽電話或聽人當面說話時計時,結果答案很驚人:他工作的35%至40%是花在「聽」上面。也有統計指出,除了睡眠時間外,聽、說、讀、寫在生活中所佔的比率分別是40%、35%、16%、9%,顯見我們利用聽來獲取消息的機會最高。

從積極聆聽中學習的小技巧:以開放的心胸聆聽,不預作假想,在未結束前不驟下斷語。 試著一邊聆聽,一邊歸納所聽到的重點,或做簡要摘錄的工作。 學習聆聽專有名詞與新的東西,假如有聽不懂的地方,要問清楚。  設身處地融入說話者,從他的角度看事情。



 9.凡事做正面的思考,將困難與問題均視為對自己的挑戰。

保持樂觀的態度,把注意力放在有哪些工作需要去完成,而不是有哪些工作沒有辦法去完成。在提出任何個人的構想時,把重點集中在解答上,而非問題上。

正面思考的小技巧:不要先想有什麼困難。 遇事先想會帶來哪些正面效益? 狀況不明時,先往好處想。 相信自己不是萬能的,接受「自己是有限制」的事實。 尊重不同,「不同」不是錯,只是不一樣。



 10.跟隨領導者做事,一方面得其親炙,另方面也讓學習有個方向。

標竿學習也可以運用在個人身上。先找出問題的所在或你想要再進步的地方,選擇能替你解決問題的領導者,例如觀察其他經理人的作為,或是回想一下曾經共事過的經理人,仔細研究他們的優異技巧,再將所學到的付諸實行。

與領導者的接觸中,要仔細觀察: 學習他的風範與儀態。 他如何帶領部屬? 他如何處理「人」的問題? 他如何運用時間? 他如何處理壓力? 他如何充實自己? 他看什麼書?什麼雜誌?什麼報紙版面?什麼電視節目?

我夠不夠資格做主管?微軟公司(Microsoft)的一位高階主管說:「我常常把自己模擬成比爾(總裁比爾蓋茲),每一次與他一同去開會後,我就先在心理上把自己比喻為他,然後再以其他人的身分儘量向『他』提出些刁鑽尖銳、令『他』無法招架的問題,最後再以自己對這些問題的答案與比爾真正的回答(這些問題一定會被別人提出)互相印證,以確定自己夠不夠資格做個公司的主管。」 

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